El ‘to do list’ de la oficina de farmacia para pasar una inspección tributaria

Una inspección en la oficina de farmacia puede ser una de las situaciones más temidas por sus titulares. Por ello, es fundamental conocer todas las claves y cuestiones que deben ser tenidas en cuenta. El farmacéutico, ante una inspección, debe conocer no solamente sus obligaciones sino también sus derechos y, ante esta realidad, es conveniente contar con unos conocimientos básicos y esenciales para evitar posibles sanciones.

Con este objetivo, Blanca de Eugenio, experta en derecho fiscal de Orbaneja Abogados, impartió una charla titulada ‘‘Qué hacer si viene una inspección. El to-do-list que deberías tener siempre a mano”, dentro del programa formativo del III Congreso online ‘Gestiona tu farmacia  2021’ organizado por Mª Carmen Sáez de Impulsa tu farmacia.

Esta experta abordó los motivos por los que puede procederse a la inspección de una oficina de farmacia por la Agencia Tributaria. Además, expuso pormenorizadamente los procedimientos de gestión y de inspección, así como las claves para afrontar de forma exitosa la visita de los inspectores. De Eugenio aconsejó que, “cuando llame hacienda a su puerta, no se debe tener miedo, aunque sí respeto”. Según ella, “es esencial mantener la calma, escuchar lo que se nos pregunta y no dar más de lo que nos piden. Además, es importante contar siempre con la ayuda de asesores”.

La sentencia del TS 3023/2020: un antes y un después

Durante su intervención, De Eugenio destacó la importancia de la sentencia del Tribunal Supremo 3023/2020, de 1 de octubre, en la que se “ha marcado un antes y un después” respecto a la entrada del inspector en la oficina de farmacia. Esta experta explicó que, anteriormente, la inspección podía personarse “sin previo aviso” en las oficinas de farmacia. Según dijo, los inspectores podían acceder únicamente exhibiendo un documento acreditativo emitido por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) sobre la inspección. Además, si no estaba presente el obligado tributario, en principio se tenía que atender la inspección por el encargado. Como excepción, se establecía un plazo de 10 días para comparecer en la oficina de la AEAT.

Como consecuencia de que “se estaba observando una cierta extralimitación en las inspecciones, en cuanto a la personación de los inspectores en los negocios, pudiendo llegar a calificarse de abusiva”, la sentencia del TS deja claro que “no se pueden presentar en un negocio, porque sí”, destaca esta experta. Como ejemplo, apuntó que no se puede fundamentar una inspección porque dos farmacias que se encuentren en la misma zona tributen cantidades dispares. Por ello, De Eugenio señaló que “la zona no puede ser un índice o motivo para inspeccionar una farmacia” 

Además, hizo hincapié en que esta sentencia “ha supuesto un freno en la forma de actuar de la Administración Tributaria”. En este sentido, resaltó que “las entradas tienen que ser mucho más cautelosas, ya que pueden llevar a situaciones de indefensión para el contribuyente”. En el caso de no cumplirse con los requisitos establecidos, se declarará “nula”.

Por otro lado, De Eugenio recalcó que “para que se pueda entrar en el denominado “domicilio especialmente protegido”, es decir la rebotica de las oficinas de farmacia, tiene que existir un procedimiento de inspección previo en el que comuniquen que te van a investigar, el por qué, los años y qué buscan exactamente”. 

La responsable de Orbaneja Abogados también abordó en su intervención cuáles eran las zonas en la que puede acceder el inspector en las oficinas de farmacia. En este sentido, explicó que “en principio en las zonas abiertas al público no se puede impedir la entrada, ni tampoco en la zona de detrás del mostrador. Es en este caso, donde es obligatorio permitir la entrada, pero siempre que los funcionarios se identifiquen debidamente y dispongan de autorización escrita que les faculte para estas actuaciones”.

Respecto a la rebotica o despacho explicó que “para acceder a este espacio, es el farmacéutico titular y solo él, quien puede otorgar su consentimiento y permitir la entrada en el mismo, ya que se considera domicilio especialmente protegido y se necesita autorización judicial.

Otros de los aspectos que fueron destacados por esta experta fueron, entre otros, que no serán admisible las solicitudes con fines prospectivos o indefinidos para averiguar “qué es lo que tiene el investigado”. De esta forma, la resolución judicial debe motivar y justificar la necesidad, adecuación y proporcionalidad de la medida. Es clave, tener en cuenta que “no se puede entrar simplemente porque haya unas estadísticas generales que determinen que, con la media del sector, este contribuyente está declarando menos de lo que debería, hay que aplicarlo al caso en concreto'', señaló De Eugenio. 

En este sentido, señaló que la sentencia del TS referida recoge que “para autorizar la entrada, no pueden servir de base los datos o información general o indefinidos procedentes de estadísticas, cálculos o, en general, de la comparación de la situación supuesta del titular del domicilio”. 

Principales errores en la inspección

Esta experta fiscal explicó cuáles son los principales errores o motivos “por los que se puede tirar por tierra una inspección por realizarse de forma ilegal”. Entre ellos, apuntó que no se pueden presentar en la farmacia sin la oportuna autorización, deben informar del ejercicio a investigar y del motivo de la inspección; además, es necesario interactuar con la persona adecuada, es decir, no sería válida la inspección realizada con cualquier empleado y debe practicarse con el titular o persona apoderada para ello.

Además, añadió que otro de los errores sería “llevarse toda la información en una copia de los registros informáticos, donde no sólo hay información del negocio sino también de pacientes”. Esta cuestión, es importante ya que, según dijo esta experta “hay que tener cuidado ya que esta información está protegidísima”. 

De Eugenio matizó que los inspectores podrán recopilar la documentación tributaria que consideren oportuna, incluso acceder a los ordenadores de la farmacia, “pero siempre con la autorización correspondiente o el consentimiento del farmacéutico”. 

Además, en la ponencia se abordaron de forma exhaustiva los tipos de procedimientos de gestión existentes, haciendo especial hincapié en los procedimientos de comprobación limitada. Dentro de estos, regulados en por los artículos 136 a 140 de la Ley General Tributaria, De Eugenio explicó que se utilizan para la comprobación y regularización de la situación fiscal de los contribuyentes y, en este procedimiento, puede requerirse la aportación de documentación, para “aclarar determinadas incidencias”. 

El objetivo esencial de este procedimiento es comprobar si los datos del farmacéutico que han sido aportados al fisco están “bien respaldados”. Por ello, De Eugenio resaltó que “todo aquello que se declare debe contar con un buen respaldo documental”. 

Por otro lado, hizo especial hincapié en que “el gran problema es no contar o no estar en posesión de la documentación que nos solicitan y el tiempo que se da para ello”. 

En cuanto a los procedimientos de inspección, señaló que es un método mucho más agresivo, con el objetivo de descubrir hechos que no han sido declarados, o que lo han sido pero incorrectamente. “Fundamentalmente son cuestiones de mayor calado y lo que buscan es conocer si esos beneficios fiscales que se están obteniendo son lícitos o no”, aclaró De Eugenio. 

El protocolo comienza igual que los otros procedimientos, es decir, con una notificación. Esta experta, recomendó al farmacéutico “ante todo colaboración con la administración”.

De Eugenio señaló que, en principio, cualquier tipo de farmacia puede ser objeto de inspección. No obstante, apuntó que puede tener más riesgo aquéllas que, por algún motivo, llamen la atención, ya sea por salirse de los baremos más comunes en el sector o que se detecten irregularidades por los inspectores, y como ejemplos apuntó “cuando la parafarmacia está constituida como sociedad y no lo es” o cuando algún cliente o proveedor del farmacéutico esté inmerso en un procedimiento de inspección y de “rebote” llegue a la farmacia en concreto.