Gestión (I): registrar cada movimiento para una farmacia con 'stock' óptimo

Dentro de los propósitos de mejora para 2017 expresados por las farmacias asesoradas por Asefarma, aparecen con una frecuencia destaca la gestión del stock, la formación y motivación del equipo, la gestión del espacio de ventas y las acciones relacionadas con la comunicación e imagen de la botica. Por este motivo, Diariofarma ha querido iniciar una serie de artículos, en los que se abordarán, una por una, las claves en cada de éstas categorías.

Para la primera de ellas, la gestión del stock, los expertos consultados coinciden en que el primer paso es que el farmacéutico se conciencie sobre su importancia. Y es que, como explica Belinda Jiménez, de Asefarma, la diferencia entre tener bien o mal ajustado el número de referencias puede llegar a repercutir en una caída del margen bruto de hasta el 10 por ciento (otras estimaciones apuntan que las pérdidas podrían superar 30%). "Muchas veces se piensa que lo importante es comprar a buen precio, pero no nos damos cuenta de que el sobrestock afecta a la rentabilidad. Cuanto más tengamos en inventario, más dificultades de gestión y también más exposición al robo, etc.".

Por eso, para saber lo que hay que comprar, y aunque las farmacias cuentan con aplicaciones específicas incorporadas en los software de gestión, lo primero es llevar un registro detallado de las entradas y salidas de producto. "El no tener el registro actualizado hace que el control sea más complejo. Si lo registrado no coincide con lo que hay en el almacén, pueden haber desviaciones" en los informes que generan estos programas, explica. Sobre esta idea incide Ricardo León, director general de Checkfarma, una empresa especializada en la gestión del stock de la oficina de farmacia: "Para nosotros es necesaria la implicación del farmacéutico, ya que nos nutrimos de la información que graba en sus sistemas informáticos para después emitir nuestras recomendaciones".

Partiendo de la base de que el farmacéutico se implica, el registro es correcto y está actualizado, llega la hora del análisis de los datos. Jiménez señala que la mayoría de los programas de gestión incluyen aplicaciones que diferencian los productos en categorías A, B, C y D, perteneciendo a A los que tienen una mayor rotación y a D los que más tiempo pasan en el almacén. A partir de esta categorización es más sencillo tomar la decisión de compra y hacer el pedido, aunque la complejidad que pueden entrañar todos estos procesos para el farmacéutico hacen que algunos consideren su externalización a empresas como Checkfarma, que realizan el cálculo, generan el pedido y lo incorporan en el programa de gestión.

La difícil decisión de no comprar más

Sea de forma autónoma o mediante externalización, hay algunas máximas que parecen haberse consolidado a la hora de interpretar los datos y pasar a la acción. León recomienda, por ejemplo, que salvo productos estacionales o relacionados con desabastecimientos, "las referencias con 5-6 meses en el almacén sin que hayamos podido darles salida nos exigen que nos planteemos el no tenerlas". Incluso va más allá al afirmar que, frente a posibles clientes que pidan un producto fuera de stock, es un error "cubrir la excepcionalidad". "Otra cosa es", añade, "que ese pedido se empiece a dar de forma frecuente, lo que podría indicar que tenemos que revisar la decisión".

En Asefarma, no obstante, optan por una recomendación más conservadora y no colocan la etiqueta de especial cuidado hasta que el producto pasa un año sin rotación. Además, en estos casos suelen aconsejar, además de no volver a comprar el producto, "gestionar su salida a precio de coste o un canje con laboratorio", opción esta última que exige un buen control de las caducidades y del estado de conservación.

Entre estos productos de escasa y rotación y los que se venden bien, que permiten, según Jiménez, un ligero sobrestock para aprovechar promociones, están aquellos artículos que se venden puntualmente. Son los que se encuentran en el terreno de la B y la C, y que exigen un análisis más detallado. Para estos, Checkfarma propone como solución "trabajar con series temporales" para poder planificar las compras.