Razones por las que estar implicado en la gestión financiera de la farmacia

Con anterioridad a la crisis económica, los titulares de oficina de farmacia en general prestaban escasa atención a los asuntos financieros del negocio; sin embargo, desde hace una década, se han visto obligados a implicarse más y ha aumentado su interés por esta parte de la gestión empresarial. “Aunque tengan contratada una gestoría, llevan más el día a día de las cuentas”, apunta Juan Antonio Sánchez, socio director de Taxfarma y colaborador de Diariofarma. Así, al margen de contar con una asesoría, cada vez es más habitual que el propio titular se ocupe de ello, en ocasiones delegando esta tarea en un colaborador o, si la farmacia es más grande, contratando a alguien por horas.

Oriol Besalduch, economista de Aspime, también opina que, aunque el titular necesita una ayuda externa en la gestión contable y fiscal, y en algunos casos financiera, debe conocer los principios básicos de estas áreas y mantener una comunicación fluida con su asesoría. “Se trata de participar en las decisiones, no de aceptar las propuestas. No debe olvidar que un buen protocolo documental, de recepción de documentos, de revisión y de archivo, facilitará la correcta llevanza de la contabilidad que se traducirá en unos resultados fieles a la realidad”, explica.

Y es que, para Besalduch, ya es historia la época en que la rentabilidad de la oficina de farmacia no era discutible, por poco que se gestionara. “Ha llovido mucho y hoy gran parte de la rentabilidad pasa por la gestión y control de la parte financiera y contable. Trabajar esta área aportará la radiografía necesaria para la toma de decisiones, por ejemplo; de cómo, cuánto y cuándo puedo hacer una reforma”, subraya.

Un elemento fundamental para conocer la salud financiera de la farmacia es el análisis de las ratios de liquidez, es decir, básicamente conocer el periodo medio de pago a proveedores. “Las ratios actúan como un semáforo, como una alerta que te indica cuál es tu situación”, señala este experto, que insiste en que este indicador hay que consultarlo cada trimestre y evaluarlo de forma dinámica, no puntualmente. “No servirá de nada mirarlo justo después de haber despedido a un trabajador o justo antes de cobrar la Seguridad Social”,

¿Qué hay que tener en cuenta?

Tal y como señalan desde el despacho Gómez Córdoba, para un control de la contabilidad, los elementos básicos son los ingresos, compuestos por las ventas de recetas, es decir, liquidaciones del colegio de farmacéuticos, y ventas de caja. Sin embargo, hay que prestar especial atención al control de los gastos, siendo los más importantes, aparte de la compra de medicamentos y otros productos y los generados por la actividad de la farmacia (desde el alquiler hasta los seguros o la alarma), los de personal, la amortización de los bienes inmuebles (los equipos informáticos, la cruz, el local o el robot) y el fondo de comercio.

Juan Antonio Sánchez también hace hincapié en que no basta con mirar el incremento de ventas, tarea que los softwares de gestión de oficina de farmacia facilitan, sino que es importante realizar el balance junto con los gastos. En la misma línea, Besalduch remarca que no hay que confundir ingresos con beneficio, y hay que tener en cuenta otros aspectos como el endeudamiento. “Una buena gestión contable y financiera nos llevará a conocer qué puedo destinar a gastos e ingresos particulares, no afectos a la actividad”, señala.

El análisis global de todos estos aspectos permitirá al titular saber dónde se halla en cada momento, ofreciéndole seguridad y la capacidad de previsión. “Tener un control general y continuado es como un GPS de la gestión económica de la farmacia”, concluye.

Desde Gómez Córdoba destacan la importancia de llevar una correcta gestión fiscal, que tenga en cuenta la situación particular de cada farmacia. Compartiendo esta idea, Besalduch incide en que el control de los tributos es fundamental para una correcta planificación y seguimiento. “Una contabilidad e información sesgada, parcial, incompleta o tardía nos puede llevar a tomar decisiones totalmente erróneas”, puntualiza. “La contabilidad no debemos hacerla porque Hacienda nos la puede pedir, sino para disponer de datos para la toma de decisiones”, remarca.

Para el control de la tesorería, es recomendable un protocolo que garantice la exactitud en la información, con la anotación y registro de todas las operaciones que se realicen. “La falta de documentación dificulta el control de pagos y cobros, por ejemplo”. “Lógicamente y por fortuna hemos dejado atrás el registro manual y con las nuevas tecnologías hemos ganado exactitud en los datos, evitado errores aritméticos, y nos ha facilitado la capacidad de disponer de estos datos al instante”, afirma Besalduch.