Farmacia Hospitalaria muestra su papel en la gestión de la homologación y seguimiento a proveedores

La implementación de un sistema de evaluación de proveedores desde los Servicios de Farmacia Hospitalaria puede ser un elemento clave en el desarrollo de la gestión de un centro hospitalario.  Así lo está demostrando el nuevo sistema de seguimiento de proveedores de productos farmacéuticos puesto en marcha desde el servicio de Farmacia del CHU de Vigo, que en colaboración con el área de gestión está aportando importantes beneficios en la gestión de fármacos y productos sanitarios.

“Esta iniciativa refuerza el papel estratégico y proactivo del servicio de Farmacia Hospitalaria (FH) dentro de la gestión integral del medicamento”. “Tradicionalmente, la relación con los proveedores y la gestión logística se han asociado a áreas administrativas o de compras, pero este proyecto demuestra que la participación activa del FH es clave, al aportar una visión clínica y técnica que complemente la gestión administrativa”, explica la farmacéutica residente de Farmacia Hospitalaria del hospital gallego Iria Sanjuan.

Sanjuan presentó recientemente los resultados de esta iniciativa en el 70º Congreso Nacional de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, bajo el título ‘Resultados de la implantación de un sistema de homologación interna y seguimiento de proveedores de productos farmacéuticos’. En esta comunicación se resumen los trabajos que desde 2022 se llevan realizando desde el servicio para poner en marcha este programa. “El proyecto sitúa al farmacéutico de hospital como agente dinamizador en la relación con los distribuidores, promoviendo una colaboración más transparente y orientada a la calidad”, señala. 

Los autores del trabajo indican que el objetivo, pretende mejorar la trazabilidad y transparencia en la gestión; reducir el número de incidencias en los pedidos y  mejorar la competitividad entre los proveedores, así como la calidad de su servicio.

En 2022 se diseñó un equipo de trabajo multidisciplinar. Liderado por la jefatura de servicio de Farmacia y el responsable de Calidad del área sanitaria. Además, a partir de esta semilla que originó el sistema, participaron en el equipo multidisciplinar los responsables del Comité de Calidad del Servicio de Farmacia (Jefa de Servicio, Responsable Calidad del Servicio y Técnico de Calidad e Innovación del Área), farmacéuticos responsables de gestión, técnicos de farmacia,personal auxiliar administrativo y personal del Servicio de Informática.

El objetivo original fue definir 10 tipos de incidencias en los pedidos. A continuación se determinaron los 10 proveedores con mayor número de incidencias ajustadas en función del número de pedidos y se valoraron a través de una rúbrica. 

La clasificación de proveedores se realiza cuando un nuevo proveedor entra a trabajar con el centro. En función de la puntuación obtenida, se clasifican en cuatro categorías: excelente (homologación automática), bueno (necesidad de mejoras puntuales), intermedio  (necesidad de mejoras sistémicas) y deficiente (valorar deshomologación). 

El seguimiento comenzó en 2023. Desde entonces (años 2023 y 2024), se han realizado 4 seguimientos semestrales y dos evaluaciones anuales a proveedores.

En 2023, se evaluaron 200 proveedores, y un total de 43393 pedidos, registrándose 443 incidencias (un 1,02% del total). En 2024, el número de proveedores aumentó a 205, y el de pedidos a 46045, con 486 incidencias (un 1,01% del total). 

En 2023 se calculó la rúbrica para 10 proveedores. 8 obtuvieron un resultado “bueno” (80%) y 2 un resultado  “intermedio” (20%).  Sin embargo, en 2024 se valoraron 10 proveedores, y el 100% obtuvo un resultado “bueno” en la rúbrica. 2 de esos 10 proveedores ya habían sido valorados en 2023, y el 100% mejoró su puntuación de un año a otro. 

“Estos resultados han llevado a plantear el incremento de exigencia de la rúbrica en 2025, para una evaluación más realista de los proveedores”, explican los autores.

“Hasta el momento, hemos observado unos resultados que consideramos muy positivos. A pesar de haber aumentado el número de pedidos, hemos conseguido que las incidencias se mantengan en torno al 1%”, indica San Juan, que además señala que “el seguimiento de las mismas y de su dis tribución nos permite adelantarnos a ellas y, al mismo tiempo, proponer medidas de mejora, con el objetivo de reducirlas en los años venideros”.

Junto a ello, los autores han establecido un sistema de diálogo con los proveedores, orientado a la mejora continua de ambas partes, y que ha demostrado lograr “Después de cada evaluación semestral, enviamos a los proveedores a los que se aplica la rúbrica de evaluación los resultados que han obtenido, de manera que conozcan las oportunidades de mejora y puedan ponerlas en práctica. Todos ellos han acogido de forma activa esta propuesta, participando en reuniones y mostrando una gran aceptación por el proyecto”, indica San Juan. 

La evaluación del trabajo ha permitido detectar ocho ventajas operativas que mejoran la  eficiencia en la gestión de proveedores. En primer lugar se ha demostrado que se agiliza el trabajo de gestión; además permite un sistema de toma de decisiones transparente, basado en criterios objetivos y medibles y señala las incidencias más frecuentes en la gestión de pedidos, y, así, las posibles medidas a tomar para reducirlas o solventarlas de la forma más eficiente posible. Por otro lado, el trabajo indica que promueve  la competitividad entre los proveedores, al ser una herramienta que permite seleccionar especialidades farmacéuticas. También permite valorar objetivamente la actividad de cada proveedor y fomentar su mejora continua y facilita una comunicación bidireccional con los proveedores, mejorando así la relación entre estos y el servicio de farmacia, favoreciendo el establecimiento de un diálogo colaborativo orientado a la mejora continua.

Finalmente los autores señalan que es un proyecto que se puede aplicar en cualquier servicio de FH, disminuye el estrés del personal involucrado en la gestión de pedidos y resolución de incidencias y además no exige el uso de ningún programa informático adicional, y todo se hace de forma informática aprovechando los medios ya disponibles en el sistema de gestión. 

De cara al futuro, Sanjuan señala que los objetivos pasan ahora por “incrementar la exigencia de la rúbrica utilizada en su evaluación, que aunque al principio sí que resultaba adecuada, en la actualidad ya no es eficiente, por el incremento en la calidad del servicio de los proveedores que hemos experimentado este último año”. 

Igualmente, la farmacéutica aboga por seguir desarrollando un proyecto que sitúa a la FH “como agente dinamizador en la relación con los distribuidores, promoviendo una colaboración más transparente y orientada a la calidad”. 

“FH deberá continuar liderando la gestión estratégica de los recursos farmacéuticos, impulsando herramientas de evaluación objetivas, proyectos de digitalización y sistemas de mejora continua que permitan alinear la eficiencia logística de los procesos con la seguridad del paciente”, concluye Sanjuan.