Cómo elaborar el calendario laboral para evitar conflictos

La oficina de farmacia está obligada a elaborar durante los tres primeros meses del año el calendario laboral, con la distribución de la jornada anual de cada miembro del equipo, y debe estar expuesto en el centro de trabajo. Esta tarea, aparte de resultar farragosa, sobre todo para las farmacias con muchos trabajadores, suele conllevar errores en el cómputo de horas realizadas y retribuidas y es fuente de conflictos.

Para evitarlos, y de cara a un buen ambiente laboral, es importante que el titular, aunque tiene la decisión última sobre el calendario, sea flexible a la hora de pactar la jornada de los empleados, según explica Raquel Reyes, responsable del Área Laboral de Taxfarma. Con ella coincide Enrique Casado, del Departamento de Consultoría Laboral de COFM Servicios 31 SLU. “Es recomendable para el clima laboral que los trabajadores consensúen temas como las vacaciones o los puentes, con el visto bueno de la empresa”, afirma.

Cómo elaborar el calendario

Lo recomendable es disponer del calendario lo antes posible, sobre todo de cara a la organización de las vacaciones. El primer paso para su elaboración es tener clara la jornada anual de cada uno de los trabajadores, que en los contratos a tiempo completo es de 1.783 horas según el Convenio Colectivo nacional. Estas horas hay que distribuirlas a lo largo de los meses, dejando libres los días de vacaciones y las fiestas que cada uno vaya a realizar.

Casado insiste en que, en la confección del calendario, no hay que olvidar, aparte del cómputo anual de horas y las vacaciones, el descanso semanal obligatorio y las 12 horas de descanso mínimo obligatorio de la jornada diaria. Reyes también destaca que hay que tener en cuenta los 20 minutos de descanso retribuidos (en el caso del Convenio Colectivo estatal) en las jornadas superiores a seis horas.

Para esta experta, todos estos aspectos son muy importantes, porque llevar un buen control garantiza que el empleado no acabe trabajando más horas anuales de lo fijado en el Convenio y evita que, por confusión, le sean retribuidas horas ordinarias como horas extra. La responsable del Área Laboral de Taxfarma aconseja realizar un seguimiento de la jornada de cada empleado cada tres meses, para saber si está realizando las horas pactadas, si se están superando y si hay que compensarle con tiempo de descanso.

Distribución irregular como medida de flexibilización

Ambos expertos coinciden en destacar lo que se denomina ‘distribución irregular de la jornada’ como herramienta de flexibilización del calendario. “Establecer el calendario es una obligación, pero no es inamovible durante el año y, de acuerdo entre empresa y trabajador, puede ser modificado, aparte de que el empresario tiene la posibilidad de modificar el horario de trabajo de un 10% de la jornada anual de cada trabador, comunicándolo con siete días de antelación”, apunta Casado.

Cada titular decide si utilizar o no este porcentaje, señala Reyes. Mientras algunos prefieren fijar un calendario más cerrado, y en caso de precisar algún ajuste que los propios empleados se intercambien las horas a realizar, otros se decantan por disponer de una bolsa de horas para usarlas a lo largo del año si, por ejemplo, un trabajador coge la baja y otro debe substituirlo.

A tener en cuenta

Son muchas las dudas que surgen entre los titulares a la hora de confeccionar el calendario, tal y como se puso de manifiesto el pasado 16 de febrero en la formación sobre este tema organizada por Taxfarma. Una de ellas es cómo computan los días de baja, que cuentan como trabajados y no deben recuperarse. En este punto, Reyes subraya que es aconsejable que, si el empleado se ausenta del trabajo por motivos de salud, aunque sea uno o dos días, se le exija la baja firmada por el médico, no siendo suficiente el justificante donde se recomienda reposo.

Otro de los aspectos que quedaron claros durante esta sesión es que los permisos, como los días por matrimonio, o por acompañamiento de familiar durante una hospitalización, cuentan como días trabajados y están remunerados. Igualmente, si el trabajador debe coger una baja en periodo vacacional, al reincorporarse, tiene derecho a esas vacaciones interrumpidas.

También es un elemento a tener en cuenta que las horas anuales fijadas en los convenios colectivos se refieren a tiempo de trabajo efectivo. Es decir, que “no hay que empezar a contar cuando el empleado entra en la farmacia, sino cuando tiene la bata puesta y todo listo para comenzar a trabajar”, señala. Por lo tanto, este es el momento en que hay que “fichar”.

No confundir horas extra con horas complementarias

Que no haya confusiones sobre lo que son horas extraordinarias es fundamental a la hora de realizar el calendario. Tal y como señalan desde el despacho de abogados Gómez Córdoba, no deben confundirse con las horas complementarias u horas complementarias de guardia (específicas del sector farmacia).

Estas las realizan únicamente los trabajadores con contrato a tiempo parcial indefinido, y son aquellas realizadas más allá de lo pactado en el contrato. Pueden ser pactadas, sin poder exceder entre el 30 y el 60% de las horas ordinarias totales (según el convenio), y voluntarias, sin poder exceder entre el 15 y el 30%. La retribución de estas horas complementarias es equivalente a la de las horas ordinarias. En cuanto a las horas complementarias de guardia, es el titular quien decide si las remunera económicamente (según las tablas salariales del Convenio) o si las retribuye en tiempo de descanso.

Respecto a las horas extraordinarias, el Convenio Colectivo estatal las divide en cuatro tipos, en función de la hora y día en que se realicen, y la forma de retribución se debe acordar con el trabajador. El Convenio establece la compensación económica: diurnas laborables, 1:45 horas; nocturnas laborables y diurnas festivas, 2 horas; y nocturnas festivas, 2:30 horas.

Así, según explican desde Gómez Córdoba, las horas complementarias son más “baratas” que las extras, puesto que se considera que la farmacia cumple con la obligación legal de prestar asistencia a la población, es decir, una imposición “externa” que no deriva de la propia organización. Ambos tipos de horas son de realización voluntaria, aunque en las complementarias el empresario decide cómo las va a compensar.