El proceso para la gestión de solicitudes de medicamentos en situaciones especiales (uso compasivo, productos en investigación clínica o aprobados en otros países, así como usos fuera de indicación) traía de cabeza al Servicio de Farmacia del Hospital General Universitario de Elche, por la carga administrativa que suponía, hasta que a uno de sus integrantes, Antonio Martínez Valero, se le ocurrió una solución: desarrollar una aplicación basada en el software de bases de datos de Microsoft Access, que aglutinara toda la información relacionada con los pacientes.
El objetivo era mejorar la eficiencia en la gestión de solicitudes, y según Andrés Navarro, jefe del Servicio, esto se ha conseguido con creces con este dispositivo con el que empezaron a funcionar en septiembre de 2016. "Sólo en el registro inicial de un paciente se ahorra un 30-40% del tiempo aproximadamente, ya que nos podemos beneficiar de otros formularios ya introducidos. Pero sin duda, donde más tiempo se ahorra es en la consulta y localización de solicitudes en curso, o en la de aquellas que ya cuentan con una resolución administrativa. Antes de contar con esta aplicación, el control de la documentación y la búsqueda de archivo era muy tediosa", señala.
Para el diseño de la aplicación se tuvieron en cuenta los requerimientos y prioridades de todo el personal implicado. Como resultado, dieron con una herramienta "amigable, de uso sencillo e intuitivo", que permite gestionar toda la información de los pacientes, agregar nuevos, quitar a otros, etc. Otra de las ventajas es que impide el doble registro de un mismo paciente o una misma solicitud, por lo que se evitan muchas duplicidades. También dispone de un mecanismo para evitar la introducción de datos erróneos, evita la pérdida de información al disponer de un sistema automático de copiado de seguridad, permite preservar documentos originales en papel y, de cara a la exportación de éstos, sólo requiere un equipo informático con Access instalado.
Acceso restringido
En cuanto al acceso que tienen los distintos profesionales a la información, se requiere siempre la introducción de un usuario y una contraseña. Navarro matiza, en este punto, que "sólo los adjuntos tienen autorización para la introducción de datos y su mantenimiento". De hecho, hay, básicamente, dos personas encargadas, la farmacéutica de Oncología y la de UFPE. "El resto de usuarios (al margen de los adjuntos) sólo pueden realizar consultas", añade.
Desde que empezaron con las primeras pruebas, en julio de 2016, se han tramitado ya unas 450 solicitudes, dentro de las que destacan las relacionadas con usos de los medicamentos fuera de indicación, según explica Navarra, que aclara, en todo caso, que para todas las categorías hay un volumen de actividad significativa. En lo que respecta a la medicación en investigación y la extranjera, "el catálogo de opciones disponibles se amplía semanalmente".
Con respecto a su posible expansión a otros hospitales, Navarro afirma que aún es pronto, aunque ya hay centros que han mostrado interés por la herramienta. En este sentido, considera que "una aplicación que facilita la gestión siempre es útil y valorable, con lo cual las posibilidades de ampliación (a otros hospitales) existen".
Nicolas Gonzalez Casares: