El COFM forma a los colegiados sobre cómo prepararse ante una inspección

La importancia económica de las sanciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones de la oficina de farmacia (fijadas entre 600 y 60.000 euros) hace que haya que estar preparado ante una posible inspección, que puede ser sanitaria, laboral, fiscal, de consumo o de protección de datos personales.

La medida más eficaz para evitar las sanciones es la prevención, que pasa por inspeccionarse a uno mismo, con la realización de listas de comprobaciones, o bien hacerse auditar con regularidad, según se puso de manifiesto durante la primera sesión del ciclo de charlas sobre gestión de oficina de farmacia que hasta el mes de junio desarrollarán conjuntamente el Colegio de Farmacéuticos de Madrid y Diariofarma.

Las visitas de los inspectores suelen estar programadas dentro de los planes anuales de inspección aprobados por las comunidades autónomas para verificar el normal funcionamiento de la oficina de farmacia, aunque también pueden provenir de la denuncia de un usuario o de un trabajador de la farmacia, según expresó Sonia Segura, abogada especialista en Derecho Farmacéutico.

Cualquier detalle puede ser objetivo de inspección. Desde las caducidades, comunicaciones de medicamentos de especial control médico, declaración de estupefacientes o conservación de recetas, hasta la presencia del farmacéutico, disponer del personal suficiente, venta por internet, hojas de reclamaciones, señalizaciones de la farmacia, información sobre las guardias, la publicidad o la documentación laboral. Según esta experta, cuantos más servicios ofrezca la farmacia, más posibilidades tiene de ser inspeccionada.

Uno de los aspectos por los que se interesaron los asistentes a la formación fue la posibilidad de hacer publicidad de la farmacia y sus servicios, actividad no permitida. Así, la legislación prohíbe por ejemplo que puedan entregarse a los usuarios dípticos con los servicios que se ofertan, si éstos no están autorizados administrativamente (como la ortopedia o la formulación magistral).

Cómo actuar ante el inspector

Es fundamental conocer las funciones de los inspectores, que pueden entrar libremente y sin previa notificación, examinar lo que consideren necesario y tomar muestras. Segura destacó que, en caso de una inspección de Hacienda, cuyo objetivo principal suelen ser los ordenadores, llevándose una copia de toda la información existente, es recomendable no negar al inspector el acceso a la información, pero hay que tener presente que no puede llevarse información de los ordenadores personales.

Como norma general, es obligatorio no poner obstáculos a la inspección (la no colaboración puede comportar sanciones muy elevadas); sin embargo, en ningún caso hay que facilitar información que autoinculpe al titular, que tiene pleno derecho de no decir nada que le perjudique. Los consejos pasan por mantener la calma, no mostrar información que no haya sido solicitada y tener una actitud prudente, siendo parcos en palabras.

Informar al equipo

También es aconsejable informar al personal de cómo debe actuar ante la visita de un inspector ante la ausencia del titular. El equipo debe saber qué precauciones tomar y cómo colaborar, así como conocer la documentación que deben facilitarle y la que no. En la Comunidad de Madrid, es obligatoria la presencia en la oficina de farmacia del titular, el adjunto o el sustituto, y estos dos últimos deben ser conscientes de sus responsabilidades personales, puesto que pueden ponerles sanciones por una negligente actuación o una mala praxis profesional y, en casos de especial gravedad, incluso una responsabilidad penal, que siempre es personal, subrayó Segura.

Otra de las recomendaciones realizadas por esta experta se refiere al acta que se levanta tras finalizar la inspección, donde constan las posibles infracciones. Este documento debe ser firmado siempre, lo que no significa dar la conformidad; y el farmacéutico tiene el derecho de realizar manifestaciones. Lo más conveniente, según esta especialista, es firmar el acta y, a su vez, escribir ‘no conforme’.

Para evitar sanciones, el proceso de autoinspección debe establecerse anualmente, hay que tener los conocimientos necesarios y estar preparados para una inspección desde el punto de vista técnico y psicológico, apuntó Mª Pilar Riaza, gerente de Calidad y Actividades Técnico-Profesionales del COFM.

Las cuestiones en las que más incumplimientos se han detectado desde el COFM, en el servicio de asesoramiento que prestan a las oficinas de farmacia, son las caducidades y temperaturas, la dispensación de recetas, la farmacovigilancia y la cumplimentación de libros oficiales. Otros puntos críticos son los que atañen al horario de apertura, las modificaciones del local de la oficina de farmacia y las instalaciones para la formulación magistral, así como la gestión de residuos y la protección de datos.

Servicio de GBP

El Colegio, a través de COFM Servicios 31 SLU, dispone de un servicio de Guía de Buenas Prácticas que permite contar con las herramientas necesarias para garantizar que la actividad farmacéutica cumple con los requisitos exigidos por la ley actual, así como implantar técnicas innovadoras para la mejora de las actividades desarrolladas. Mediante este servicio al colegiado, se evalúa el cumplimiento de las obligaciones por parte de la oficina de farmacia y se la asesora para obtener la Marca de farmacia adherida a buenas prácticas, con un seguimiento anual.

En opinión del doctor en Farmacia, Enrique Granda, presentador de la charla, la preparación ante una inspección hay que concebirla como una necesidad, puesto que, aparte de ser algo inevitable, ofrece al farmacéutico la posibilidad de cumplir con sus obligaciones desde el punto de vista deontológico, y sobre este aspecto está incidiendo especialmente el COFM.

No obstante, hay sanciones que Granda considera desproporcionadas, y que solo pueden evitarse conociendo bien las obligaciones y disponiendo de sistemas de prevención. Por otro lado, este experto subrayó que la Ley de Ordenación Farmacéutica de la Comunidad de Madrid, que data de 1998, debe actualizarse y evitar situaciones a las oficinas de farmacia desde el punto de vista económico. En este sentido, el COF de Madrid ha realizado una propuesta a la Consejería de Sanidad que tiene como fin subsanar dichas situaciones.