Un sistema para asegurar la entrega de las preparaciones de medicamentos

Los farmacéuticos del Servicio de Farmacia del Hospital Reina Sofía de Córdoba detectaron una deficiencia en el circuito de dispensación de medicamentos personalizados: las preparaciones de citostáticos, fórmulas magistrales o mezclas intravenosas no siempre llegaban al lugar adecuado. Había pérdidas y retrasos. De ahí que idearan 'TTPharmacy', una aplicación que garantiza la trazabilidad y, con ello, la seguridad de los pacientes, evitando errores de medicación, así como la eficiencia en todo el proceso de entrega a quirófanos, planta, centros de salud y sociosanitarios.

Lo explica Beatriz Isla, farmacéutica especialista y promotora principal del proyecto, que cuenta cómo consultaron a los principales hospitales del país, para ver como habían resuelto esta cuestión. "El problema era común a otros hospitales. Hasta el momento, no se había puesto solución, más allá del registro manual que se reportaba a Farmacia. Pero eso no es eficiente, porque a veces el nombre no aparece legible, no se sabe quién ha firmado, faltan datos...", detalla.

Por eso se lanzaron al desarrollo de esta aplicación, para lo que contactaron, tras definir los casos de uso, con ingenieros de la Universidad de Córdoba e informáticos del hospital. Juntos alumbraron a TTPharmacy, que permite monitorizar todas las preparaciones y pedidos y ver en qué situación se encuentran: si están en Farmacia, en proceso de reparto o se ha procedido a la entrega. Además, permite saber quién lo prepara, quién lo transporta y si se está haciendo de acuerdo a los requisitos específicos que demanda el medicamento, y a quién se entrega. "También registramos los tiempos", aclara Isla, quien hace referencia, en este sentido, a situaciones de urgencia o que requieren disponer de la preparación en un momento determinado.

Además, prosigue la farmacéutica del Reina Sofía, incorpora algunas funcionalidades específicas, como "la entrega de la medicación en mano, a través de la lectura de la tarjeta del profesional indicado"; un sistema de alertas que salta "si la medicación llega a un sitio incorrecto, avisando al transportista"; estimación de tiempos; alertas en caso de que un medicamento con características especiales, como pueden ser los termolábiles, se coloquen en un lugar inadecuado para su transporte.

Junto a estas posibilidades, están la captura automática de la información de las bases de datos de cada Unidad, centro o edificio, eliminando la necesidad de hacer anotaciones a mano; un sistema de ordenación de los paquetes de pedido que permite una monitorización paquete a paquete, evitando así que se pierdan, y otro que permite al transportista (celador u operadores externos, fundamentalmente), organizar su ruta por edificio y plantas, para optimizar tiempos de entrega.

Intervención de los Servicios de Farmacia

Todo este circuito informatizado y automatizado, indica Isla, permite la gestión de alertas desde los ordenadores del Servicio de Farmacia. "Si hay problemas con medicamentos que hemos gestionado, o que se elaboran, podemos intervenir para evitarlo", dice, y explica que, además de los farmacéuticos, los beneficiarios de este dispositivo con menos de un año de funcionamiento son también los técnicos de Farmacia y el personal de Enfermería, es decir, los profesionales implicados directamente en la gestión del medicamento.

Para facilitar su incorporación al sistema se habría diseñado un programa "fácil de utilizar, que aporta soluciones, no que dé más problemas", apunta Isla. Además, han realizado una formación para todos los implicados, que, dice, parecen encantados con la incorporación de esta innovación a su día a día.

Hasta ahora, los principales beneficios obtenidos tienen que ver con la seguridad, al evitar errores de medicación, así como con la gestión, reduciendo al mínimo los retrasos y pérdidas, además de aportar transparencia a todo el proceso. "Todos los profesionales pueden conocer con certeza donde está la medicación", afirma, y hace referencia, también, a la mejora de la comunicación entre el hospital y los centros receptores. TTPharmacy les permite saber "dónde está el pedido y si éste ha llegado correctamente" a su destino.

Exportación a otros hospitales

La intención es generar más evidencia sobre los beneficios de su aplicación, para lo cual esperan seguir recogiendo resultados y para publicarlos. Quizás eso sirva, también, para la exportación del modelo a otros hospitales, algo que, a su juicio, les resultaría útil y no excesivamente complejo. "La aplicación está integrada con las principales bases de datos que manejamos en los Servicios de Farmacia, programas con los que estamos muy familiarizados. Se necesitan unos datos mínimos para poder funcionar. Se trataría de hacer la adaptación y el mantenimiento", confirma.

El modelo de exportación aún no lo tienen claro. De momento, lo que sí han hecho ha sido "un registro de propiedad intelectual" y, a partir de aquí, estudiarán "cuál es la mejor manera de hacerlo extensible a otros centros hospitalarios".