La distribución en tiempos de Covid-19: la anticipación como virtud frente al virus y a los picos de demanda

En el marco de una serie de reportajes que estamos elaborando para cubrir los esfuerzos de los principales agentes del sector farmacéutico implicados en la respuesta a la pandemia por Covid-19, le toca el turno a los almacenes de distribución, que, como responsables de garantizar el acceso a medicamentos y productos sanitarios, han tenido que batallar en estos días en un contexto complicado.

Para dar respuesta a los retos que se les han planteado, las distintas entidades consultadas han intervenido en dos planos, principalmente: uno, relacionado con la adquisición preventiva de producto para evitar problemas de suministro y con la gestión óptima de las existencias; y otro, orientado a proteger a su personal para evitar contagios y poder mantener el servicio.

Javier López, director general de Hefame, explica que, antes de la declaración del estado de alarma, concretamente el día 9 de marzo, y basándose "en información que empezaba a manejar el sector, especialmente sobre lo que ocurría en Italia", montaron un Grupo de Trabajo que fijó dos líneas actuación: la primera, dirigida a "optimizar la actividad logística, concentrándola en dos grandes turnos, para darle estabilidad y asegurarla". "Si surgían problemas en uno de los dos turnos, el otro podría continuar trabajando normalmente", explica. Eso implicó también reducir un servicio a las farmacias (ellos normalmente dan tres), pero de esta manera quedaban blindados.

La otra línea se centró en garantizar el trabajo en condiciones de seguridad al personal. Para los de producción, proporcionándoles los equipos de protección a disposición de la cooperativa y, para el resto, terminando de implantar los sistemas de teletrabajo.

"En ese momento hicimos un inventario de necesidades, que nos llevó, por ejemplo, a habilitar equipos personales para integrarlos dentro del sistema de trabajo de la empresa", detalla. Para el miércoles siguiente, día 11 de marzo, ya tenían el plan, y a partir del lunes 16, posterior a la declaración del estado de alarma, el teletrabajo ya era una realidad para la mayoría de los empleados de oficinas. "Llevábamos tres años trabajando en nuestra digitalización, con mucha inversión, y eso nos facilitado las cosas", asegura López.

Algo similar habría ocurrido en la Distribuidora Farmacéutica Guipuzcoana (DFG), que según explica su gerente, Juan Piera, había completado un proceso de digitalización recientemente (finales de 2019, principios de 2020), que les ha permitido funcionar muy bien en términos de teletrabajo. Tanto es así que "el 95% de las labores de oficina" ya se realizan desde los hogares de sus empleados.

En su caso, fue el día 12 cuando adoptaron un Plan de Contingencia, con medidas de distanciamiento, separación de turnos y contrataciones para poder crear un tercer turno. "Ahora tenemos back up para que esto no se pare nunca", dice orgulloso, defendiendo la necesidad de salvaguardar la salud del personal, a la vez que se mantiene el suministro a las farmacias y se garantiza la viabilidad de la empresa.

También han realizado una revisión organizativa en Bidafarma, donde el Comité de Dirección se reúne "cada día, desde hace cuatro semanas", y evalúa "la situación en las distintas comunidades autónomas, los niveles de stock, la situación de la plantilla y el estado operativo de los almacenes". El acta se pasa a la Comisión Permanente, que representa al Consejo Rector, "para que esté informado". Lo cuenta Ignacio Pérez, responsable de Relaciones con la Industria, que forma parte del Comité de Dirección.

A nivel operativo, establecieron "turnos estancos, que no se cruzan" en el almacén. En cuanto al personal de oficina, se han establecido dos grupos, de modo que cada uno teletrabaja una semana y opera de forma presencial la siguiente. "A veces necesitamos estar aquí para consultar un archivo, para determinadas gestiones. Lo importante es que siempre hay gente en casa y en la oficina", explica, y matiza que los que siempre permanecen en sus domicilios son los que pertenecen a grupos de riesgo o los que, tras tomarles la temperatura, dan febrícula. Además de esto, realizan una intensa labor de desinfección de los almacenes, "a diario y con hincapié en los fines de semana", los trabajadores de almacén y transportistas operan con guantes y mascarillas y tienen a su disposición gel hidroalcohólico.

Javier Casas, director general de Alliance Healthcare, considera que, en este caso, el carácter multinacional le confería a su empresa una pequeña o gran ventaja, según se mire. "Antes de la aparición de casos en España ya estábamos en alerta, ya que nuestro grupo tiene presencia en China e Italia", especifica, y cuenta entre los aprendizajes extraídos por sus colegas la necesidad, por ejemplo, de aplicar planes de contingencia "para que unos almacenes puedan suplir a otros si se vieran obligados a cerrar por multiplicación de contagios".

Otra particularidad de la compañía que les habría servido en esta crisis es su origen norteamericano, que ha hecho que contaran ya antes "con protocolos de seguridad muy bien establecidos", aunque no niega que "una situación como ésta te obliga a adaptarlos". Las medidas principales han tenido que ver con la reorganización de la actividad en el almacén, para evitar los contactos, así como la instauración del teletrabajo "en todos los casos en los que fuera posible", abriendo nuevos espacios para incrementar las distancias cuando la presencia de los empleados sea imprescindible.

Aprovisionamiento previo de medicamentos

Esa presencia internacional también les habría servido, según Casas, para intuir por dónde podían venir los picos de demanda, lo que les ha permitido, dice, "hacer un aprovisionamiento adecuado" de medicamentos esenciales en estos momentos. Pone como ejemplo al Dolquine (hidroxicloroquina), y afirma que Alliance sería actualmente "de los pocos distribuidores con stock disponible", aunque recuerda que su distribución está controlada por la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (Aemps).  

Indica que el aumento de demanda ha llegado en algunos principios activos al 30% y, aunque reconoce que ha habido "algún problema, alguna tensión", opina que, tanto laboratorios como distribuidores están dando la talla en esta crisis, gracias, en buena parte, "a los stocks de seguridad de los laboratorios, han funcionado bien". No obstante, no baja la guardia: "Tenemos que ver cómo nos afecta el parón productivo de China o la parada de exportaciones de APIs desde India, así como el incremento de demanda en Estados Unidos. Estamos controlando día a día el comportamiento de la oferta y la demanda".

La anticipación en el aprovisionamiento de medicamentos no ha sido exclusiva de Alliance. Piera asegura que, tras conversaciones con algunos laboratorios y viendo lo que se venía, adquirieron, "a partir de enero, 30 días más de stock, para prevenir posibles problemas con medicamentos, con materias primas, etc.".

En cuanto a los medicamentos críticos, son ahora las autoridades, como es sabido, las que controlan su distribución, lo que hace que los almacenes estén trabajando estrechamente con ellas, principalmente con la Aemps, las consejerías de Sanidad de las CCAA, y la Dirección General de Farmacia del Ministerio de Sanidad.

López afirma que es habitual que las comunidades autónomas trabajen con la empresa de mayor implantación en el territorio, como es Murcia en el caso de Hefame. "Hay casi tantos modelos como comunidades autónomas", afirma, y asegura que lo único que es común es "que diariamente enviamos un informe del stock del que disponemos y los movimientos realizados".

En el caso de Bidafarma, el trabajo más intenso es, por tradición, el que se desarrolla en Andalucía, aunque, por la composición del Grupo, también trabajan con los gobiernos de Galicia, Madrid o Castilla-La Mancha. Ellos ya habían aplicado cuotas para promover la equidad en algunos productos, como Dolquine, antes de que pasara a ser controlada su distribución.

Sobre cómo se está gestionando esto, Pérez indica que en Madrid y Castilla-La Mancha han reportado el stock y las consejerías les están indicando "cómo liberarlo". En Galicia, en cambio, "la farmacia puede comprar, pero justificándolo con la receta y demostrando que el tratamiento es de continuidad", mientras que en Andalucía ha habido dos modalidades: una primera, con el stock que tenía la cooperativa, y que se ha servido a las farmacias a demanda, tras comunicarlo al Colegio Oficial y éste hacer lo propio con la Consejería; y una segunda, con stock que han ido liberando los laboratorios, que se están distribuyendo a los centros de salud cuando se les ordena. En relación con otros medicamentos, como ibuprofeno, paracetamol y metamizol, destaca que están trabajando también con cupos "para repartirlos de manera equitativa y solidaria entre todas nuestras farmacias y evitar acaparamientos".  

DFG está haciendo lo propio con el Gobierno vasco, tanto con Dolquine como con otros medicamentos críticos. "Estamos bien coordinados. Actualmente, tenemos el stock inmovilizado y solo se mueve cuando nos dan una autorización para llevar un envase a una farmacia", confirma.

La situación con las mascarillas y los geles

Una de las situaciones que ha generado y sigue generando más quebraderos de cabeza para los almacenes es la que tiene que ver con el aprovisionamiento de productos básicos para la protección frente al coronavirus, principalmente, de mascarillas y geles hidroalcohólicos.

En el caso de las primeras, López admite que "hay tal desabastecimiento que no podemos poner mascarillas a la venta de la farmacia". Habla de "un mercado caótico, complejo, con falta de garantías y especulativo". De ahí que las compras que realizan (analizan el mercado "cada día", dice) por ahora son para disponer de "un stock de seguridad" que garantice su propia actividad.

Piera confirma que el mercado de las mascarillas es "la guerra". "Tenemos pedidos por 300.000 y no sabemos cuándo nos van a llegar. Esperamos que poco a poco vayan llegando. Hoy no tenemos ninguna", reconocía el pasado día 7 de abril.

Desde Alliance, Casas se refiere también al surgimiento de "un mercado oportunista", y señala que "igual que las farmacias reciben ofertas desorbitadas, la distribución también las está recibiendo", y muestra cierta desconfianza hacia muchos de esos productos, por lo que destaca la necesidad de comprobar bien su homologación. En cuanto a las unidades de que disponen, afirma, como López, que en este contexto de escasez la prioridad es proteger a su personal y, a partir de ahí, lo que consigan lo podrán poner "a disposición de las farmacias, para autoconsumo y para venta al público".

De forma puntual, y cuando les ha sido posible, las distribuidoras han ido poniendo al servicio de las farmacias pequeños lotes de estos productos que, a la vista de las continuas reclamaciones realizadas por los agentes del sector, no dan para cubrir las necesidades reales.

En cuanto a los geles, pese a que hubo un momento de saturación del mercado, con una demanda que López califica de "tremenda", sí que se ha podido ir abasteciendo el mercado. En Hefame lo han hecho "alisando la demanda", es decir, espaciando las entregas de los productos que han ido recibiendo y evitar así los acaparamientos. En el caso de DFG, han llegado a un acuerdo con una empresa del territorio para que va a fabricar para ellos. "Tenemos stock para todas las farmacias", asegura.

Colaboración en servicios de entrega a domicilio

Además de todas las actuaciones mencionadas, cabe mencionar la labor que están haciendo algunas empresas del sector para llevar a cabo la entrega de medicamentos hospitalarios a las farmacias, o directamente a los domicilios, como DFG en País Vasco. Piera cuenta que allí han llegado a un acuerdo con el Departamento de Salud autonómico, del que también participaría Novaltia, para ser ellos quienes llevan los tratamientos de los hospitales a los hogares.

Como supone un servicio extra, no contemplado hasta ahora, han tenido que contratar a personal. En total, se han hecho ya unas 6.000 entregas. Según el gerente de esta entidad, de momento no se ha hablado de contraprestación, aunque todo apunta a que las autoridades podrían pagar una cantidad que sirva para cubrir costes. "No tenemos ninguna intención de obtener beneficio por ello", asegura Piera, quien habría dado cuenta del proyecto también a los COF y defiende que, en un futuro cercano, ya fuera de este periodo excepcional, puedan dispensarse muchos de estos productos en las farmacias.

Otra de las que participa en uno de estos circuitos es Bidafarma, que, con la autorización de la Consejería de Sanidad y en colaboración con hospitales y farmacias, está llevando medicamentos hospitalarios a estas últimas para que sea allí donde los recojan los pacientes. "A diario los recogemos, los llevamos a la farmacia y, o bien el paciente va a recogerlo, o el farmacéutico, a través de un protocolo, se lo lleva a casa", explica Pérez.

En el caso de Murcia, los hospitales han optado por otras fórmulas que no implican a la distribución. No obstante, Hefame ha querido contribuir a esta labor poniendo su plataforma virtual al servicio de las farmacias, "de forma universal y gratuita", explica López, para que éstas, cuando está permitido en sus comunidades autónomas, puedan digitalizar todo la información relacionada con la recogida en farmacias o las entregas a domicilio y, de paso, "poder manejar a sus pacientes y comunicarse con ellos".

Junto a todas estas actuaciones para garantizar la seguridad y el acceso a los medicamentos, los portavoces de las distintas entidades han coincidido en destacar el espíritu de equipo que ha brotado en el seno de éstas, con trabajadores que no han escatimado ningún esfuerzo con tal de sacar adelante el trabajo esencial que están desempeñando. Javier Casas ha querido resaltar también algunos gestos que permiten vislumbrar algunos cambios en las relaciones humanas e incluso en la forma de operar de las empresas, y destaca a todas aquellas que han sido capaces de, "en una situación como ésta, con la declaración de un estado de alarma, haber dejado de lado el interés económico por un momento y ponerse al servicio de las instituciones".